Pendistribusian Sarana dan Prasarana Pendidikan
Oleh Mincerianti Yusuf
BAB II
PEMBAHASAN
A. Pengertian
Penyaluran Sarana dan Prasana Pendidikan
Sarana
pendidikan khususnya buku baik buku pelajaran maupun buku bacaan atau buku
perpustakaan adalah salah satu sarana pendidikan yang sangat penting untuk
mencerdaskan kehdupan bangsa. Untuk mencapai tujuan tersebut, pemerintah dari
dahulu hingga kini telah banyak mengadakan penerbitan, pembelian, dan sekaligus
penyaluran buku-buku, baik buku pelajaran maupun buku perpustakaan, terutama
buku-buku untuk SD/MI, SMP/MTS, dan SMU/SMK/MA. Program pengadaan buku tersebut
mencakup kegiatan pengadaan naskah, pencetakan, dan penyalurannya sampai ke
sekolah-sekolah pengguna buku tersebut. Dengan tanpa mengurangi arti dan
peranan pengadaan nakah dan percetakan buku, penyaluran merupakan kegiatan yang
amat menentukan, karena sampai tidaknya buku tersebut ke sekolah sasaran sangat
beruntung kepada berhasil tidaknya kegiatan penyalurannya.
Penyaluran
merupakan kegiatan yang menyangkut pemindahan sarana, prasarana dan tanggung
jawab pengelolaannya dari instansi yang satu kepada instansi yang lain.[1]
Distribusi
atau penyaluran merupakan kegiatan pemindahan barang dan tanggung jawab dari intansi/pemegang yang satu kepada
intansi/pemegang yang lain. Sarana dan prasarana yang didistribusikan, diharapkan
betul-betul bermanfaat, jangan ada image, mubazzir (tidak bermanfaat). Dalam
Islam barang-barang yang tidak bermanfaat itu adalah mubazzzir (sia-sia atau
pemborosan).
Terdapat
dalam Al-Qur’an disebutkan :
Artinya:
Sesungguhnya pemborosan itu saudara-saudara setan dan setan itu adalah sangat
ingkar kepada Tuhannya” (Q.S. Al-Isra (17): 27)
Untuk
menghindari terjadinya pemborosan, dan untuk pemerataan pendistribusian barang
sesuai dengan kebutuhan, maka pendistribusikan harus disadari oleh analisis
kebutuhan, artinya adil dan bijaksana. Allah berfirman dalam Al-Qur’an:
« Sesungguhnya Allah menyuruh kamu menyanpaikan
amanat kepada yang berhak menerimanya dan (menyuruh kamu) apabila menetapkan hukum di antara
manusia supaya kamu menetapkan dengan adil. Sesungguhnya Allah memberi
pengajaran yang sebaik-baiknya kepadamu. Sesungguhnya Allah adalah Maha
Mendengar lagi Maha Melihat.» (Q.S. An-Nisa’ (4):58)[2]
B. Pihak yang
Terlibat dalam Penyaluran Sarana dan Prasarana Pendidikan
Pemerintah
bertanggungjawab menyediakan sarana dan prasarana pendidikan yang memadai, baik
negeri maupun swasta. Di daerah otonomi ini, pemerintah daerah eharusnya lebih
berperan memenuhi sarana dan prasarana yang memadai terutama di daerah-daerah
terdalam-terluar-terdepan. Pengusaha bisa mengarahkan dana sosialnya untuk
sekolah untuk mlengkapi sarana sarana
yang kurang. Dana masyarakat, seperti zakat, infak, dan sedekah bisa digunakan
untuk sarana pendidikan.[3]
Dalam
batasan ini ada dua pihak yang terlibat, yaitu: pertama, pihak sumber yakni
dari mana sarana dan prasarana berasal dan disalurkan. Kedua, pihak penerima
yaitu kepada siapa pengiriman sarana dan prasaran dtujukan. Di samping kedua
pihak tersebut kadang-kadang masih ada pihak ketiga yaitu yang berperan sebagai
penyalur atau ekspeditur yang juga berperan sebagai pihak pertama yaitu pihak
sumber atau dapat pula berperan sebagai pihak penerima,dan ada kalanya atas
namanya sendiri.[4]
C. Kegiatan
Penyaluran Barang
Pendistribusian
atau penyaluran perlengkapan merupakan kegiatan pemindahan barang dan tanggung
jawab dari seorang penanggung jawab penyimpanan kepada unit-unit atau
orang-orang yang membutuhkan barang itu. Dalam prosesnya, ada tiga hal yang
harus diperhatikan, yaitu ketepatan barang yang disampaikan, baik jumlah maupun
jenisnya, ketepatan sasaran penyampaiannya dan ketepatan kondisi barang yang
disalurkan.
Barang yang telah diterima dinvenstarisasi oleh panitia pengadaan, setelah
kebenarannya diperiksa berdasarkan daftar yang ada pada surat pengantar, tidak
berarti semua personel sekolah dapat menggunakan secara bebas. Barang-barang
tersebut perlu diatur lebih lanjut untuk memudahkan pengawasan dan
pertanggungjawabannya apabila pendistribusiannya tidak diatur dengan sebaik
baiknya, pengelola perlengkapoan sekolah akan mengalami kesulitan dalam membuat
laporan pertanggungjawabannnya.
Dalam kaitan dengan perihal di atas, perlu adanya penyusunan alokasi
pendistribusian. Dengan terlebih dahulu dilakukan penyusunan alokasi
pendistribusian barang-barang yang telah diterima oleh sekolah dan dapat
disalurkan sesuai dengan kebutuhan barang pada bagian-bagian sekolah, dengan
melihat kondisi, kualitas, dan kuantitas barang yang ada. Semakin jelas
alokasinya, semakin jelas oula pelimpahan tanggung jawab pada penerima. Dengan
demikian, pendistribusiannya lebih mudah dilaksanakan dan dikontrol setiap
saat. Tujuan akhir penyusunan alokasi tersebut pada akhirnya adalah untuk
menghindari pemborosan yang seharusnya tidak perlu terjadi.
Dalam penyusunan alokasi ini, ada empat hal yanhg harus diperhatikan dan
ditetapkan.
1.
Penerimaan barang, yaitu orang yang menerima barang dan sekaligus
mempertanggung jawabkannya sesuai dengan daftar barang yang diterima. Identitas
orang yang menerima barang harus jelas. Identitsnya meliputi: (1) nama lengkap;
(2) jabatan resmi di sekolah tersebut; (3) nomor induk pegawai; (4) alamat
pegawa
2.
Waktu penyaluran barang. Waktu penyaluran harus disesuaikan dengan
kebutuhan barang tersebut, terutama yang berhubungan dengan proses belajar
mengajar. Selain itu, penyaluran perlengkapan tergantung pada jenisnya. Untuk
barang yang habis, seperti kapur tulis, harus dapat dengan mudah disalurkan di
kelas-kelas sehingga tidak menghambat jalannya aktivitas pendidikan. Sementara
untuk barang-barang yang tidak habis pakai dapat disalurkan berdasarkan
pertimbangan-pertimbangan terhadap keberadaan barang yang tersedia. Apabila
barang-barang yang ada pada bagian-bagian tertentu kuarang dapat difungsikan
lagi, perlu ada penggantinya, dan segera mendapatkan penyaluran barang-barang
yang baru, sehingga penyaluran barang-barang habis dipakai lebih bersifat
sewaktu-waktu bila diperlukan. Sebagai contohnya adalah papan tukis, lemari
buku, meja, kursi, bola voly dan sebagainya.
3.
Jenis barang yang akan disalurkan kepada pemakai. Untuk mempermudah
pengelolaan perlengkapan di sekolah ada beberapa cara dalam membedakan jenis
perlengkapan yang ada di sekolah, misalnya, dengan melihat penggunaan tersebut.
4.
Jumlah barang yang akan didistribusikan. Dalam pendistribusian, agar
keadaan barang yang sudah disalurkan dapat diketahui secara pasti dan dapat
dikontrol, perlu ada ketegasan jumlah barang yang disalurkan. Yang perlu dicantumkan
dalam numlah barang ini adalah
a. Satuan hitungannya,
misalnya: stel, sheet, atau eksemplar;
b. Jumlah satuan,
misalnya: 10 unit, 5 stel;
c. Jumlah isi atau bagian
dari masing-masing satuan, misalnya: 2 stel meja tamu, 5 kursi;
d. Harga satuan.
Berdasarkan keseluruhan
uraian tentang pendistribusian di atas, dapat ditegaskan bahwa pada dasarnya
ada dua sistem pendistribusian barang yang dapat ditempuh oleh pengelola
perlengkapan sekolah, yaitu sistem langsung dan sistem tidak langsung. Dengan
menggunakan sistem pendistribusian langsung, berarti barang-barang yang sudah
diterima dan diinvetarisasikan langsung disalurkan langsung pada bagian-bagian
yang membutuhkan tanpa melalui proses penyimpanan terlebih dahulu. Sedangkan
dengan menggunakan sistem pendistribusian yang tidak langsung berarti
barang-barang yang sudah diterima dan sudah diinvestasikan tidak secara
langsung disalurkan, melainkan harus disimpan terlebih dahulu di gudang
penyimpanan dengan teratur. Hal ini biasanya digunkan apabila barang-brang
yang lalu ternyata masih tersisa.[5]
D. Jalur Pengiriman
dan Penyaluran Sarana dan Prasarana
Di
lingkungan Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan terdapat banyak proyek
pengadaan sarana dan prasarana dan sekaligus penyalurannya seperti Proyek
Pembinaan Moral Pancasila (PPMP), Proyek Buku Terpadu (PBT), Proyek Pembinaan
Pendidkan Dasar (PPPD), dan lain sebaganya. Sasaran penyebaran sarana dan
prasarana tersebut adalah semua lembaga pendidikan negeri dan swasta di seluruh
pelosok tanah air, baik yang terdapat di kota-kota maupun di wilayah pedesaan
yang terpencil. Kebijakan penyaluran yang meliputi penrencanaan dan
didistribusi terjadi variasi antara satu proyek dengan proyek lainnya.
Efektvitas dan efisiensi pelaksanaannya juga beda-beda. Penyaluran sarana dinyaakan
efektif apabila sarana yang diadakan sampai pada si pemakai dengan keadaan
utuh, benar jumlahnya, tepat waktunya, dan wajar biayanya.
Pada
dasarnya ada dua jalur pengiriman yaitu pengiriman langsung dan pengiriman
tidak langsung. pengriman langsung berarti sarana dari proyek langsung dikirim
ke pemakai, misalnya dari proyek langsung dikirim ke SD, SMP dan SMA di seluruh
pelosok tanah air. Pengriman tidak langsung adalah pengiriman sarana dimana
sarana terseut belum sampai ke sekolah/pemakai mampir terlebih dahulu di
beberapa terminal, misalnya mampir di kantor wilayah/dinas pendidikan provinsi,
kandepdikbud kab-kota/dinas pendidikan kabupaten-kota, dan di kandepdikbud
cam/kasi pendidikan dasar/UPTD, sebelum sampai ke sekolah sasaran. Beberapa kemungkinan
jalur pengiriman yang terjadi adalah sebagai berikut.
No
|
Proyek pusat
|
Terminal
|
||||
Kanwil/dinas provinsi
|
Kandep Kab-Ko/ Dinas Kab-Kota
|
Kandep Cam/Kasi Diknas/UPTD
|
Kantor
POS/Dll
|
Sekolah / Pemakai
|
||
1
|
V
|
-
|
-
|
-
|
-
|
V
|
2
|
V
|
V
|
-
|
-
|
-
|
V
|
3
|
V
|
V
|
V
|
-
|
-
|
V
|
4
|
V
|
V
|
V
|
V
|
-
|
V
|
5
|
V
|
V
|
-
|
V
|
-
|
V
|
6
|
V
|
-
|
V
|
V
|
-
|
V
|
7
|
V
|
-
|
V
|
-
|
-
|
V
|
8
|
V
|
-
|
-
|
V
|
-
|
V
|
9
|
V
|
-
|
-
|
-
|
V
|
V
|
Dari pola jalur pengiriman diatas kelihatan bahwa terdapat bermacam-macam
cara yang diterapkan oleh proyek dalam rangka penyaluran sarana. Suatu proyek
dapat menerapkan beberapa pola penyaluran, misalnya PPMP dan PBT ketika
menyalurkan buku pelajaran untuk SMP/SMA, jalur yang diambil biasnaya dengan
pengiriman langsung, artinya ekspeditur menyerahkan sraana tersebut secara
langsung ke sekolah yang bersangkutan tanpa singgah diterminal lainnya. Namun
untuk pengiriman sarana ke sekolah dasar (SD) maka PPMP dan PBT, dan PPPD
menyalurkannya melalui beberapa terminal seperti terlihat dalam table.
Penerapan sistem penyaluran untuk setiap daerah mungkin juga berbeda-beda
terutama untuk sekolah-sekolah yang ada di pulau jawa dengan sekolah-sekolah
yang ada di luar pulau jawa. Buku-buku dari proyek pembinaan pendidikan dasar
(PPPD) untuk wilayah di pulau jawa mungkin disalurkan melalui kandepdikbud
kecamatan atau Kasi pendidikan dasar atau UPTD, dan baru ke pemakai. Sementara
untuk di daerah luar pulau jawa, buku-buku tersebut mungkin dikirim melalui
kandepdikbud kab/kota atau dinas pendidikan kabupaten atau kota terlebih
dahulu, kemudian ke kecamatan, setelah itu baru ke sekolah. Proyek pengadaan
buku untuk sekolah kejuruan biasanya mengirimkan buku-bukunya langsung ke
sekolah. Buku-buku dari PPMP dan PBT (sebagai stok nasional) dikirimkan melalui
kanwil/dinas pendidikan provinsi dan sekaligus mengatur penyalurannya ke
sekolah-sekolah yang membutuhkan. Begitu pula buku-buku paket A untuk
pendidikan non formal juga disalurkan melalui kanwil/dinas pendidikan provinsi
sebelum sampai kepada pemakai.
Di antara proyek-proyek yang ada, ada yang memberikan proyek penyaluran
sarana di daerah, walaupun belum memadai. Dalam praktiknya, biaya tersebut pada
umumnyaa tidak memenuhi sasaran. Dalam hal serah terima sarana ada pula
terjadi beberapa penyimpangan, kadang-kadang petugas ekspeditur menyerahkan
sarana di luar jam kerja, sore hari maupun malam hari sehingga sulit di lakukan
pemeriksaan yang semestinya. Kadang-kadang ekspeditur yang seharusnya bertugas
menyampaikan sarana langsung ke sekolah-sekolah atau ke kecamatan (buku-buku
SD), tetapi yang bersangkutan menitipkan saran tersebut dikandepdikbud
kabupaten/kota atau dinas pendidikan kabupaten/kota sehingga aparat pada kantor
tersebut bertindak sebagai “sub kontraktor” untuk penyaluran buku ke sekolah.
Jika hal ini terjadi dalam praktiknya maka kepala sekolah yang bersangkutan di
panggil untuk mengambil srana, dan biaya pengangkutan sarana biasanya di
tanggung oleh sekolah.
Satu hal yang juga biasa terjadi adalah bahwa jumlah sarana yang terdapat
dalam kemasan tidak sesuai dengan jumlah yang ada pada dokumen. Biasanya
jumlahnya kurang. Kekeliruan ini mungkin saja terjadi pada pengemasan pertama
dipercetakan, atau pengemasan oleh ekspeditur, atau waktu repacking di daerah.
Kondisi geografis dan iklkim merupakan tantangan yang besar dalam penyebaran
sarana sehingga sarana yang dijadwalkan tidak sampai pada waktunya. Masih
banyak hla-hal yang menyebabkan tidak sampainya sarana kepada si pemakai dalam
jumlah yang benar, keadaan yang utuh, alamat yang tepat, dan waktu yang tepat.
Sebagian sarana tersebut menumpuk digudang menunggu iklim yang cocok, biaya
yang cuckup, dan saran pengangkutan yang tersedia, terutama untuk daerah-daerah
yang terpencil.[6]
E. Hal-hal yang
perlu Diperhatikan dalam Melakukan penyaluran Barang Sarana dan Prasarana
Pendidikan
Untuk memperlancar pelaksanaan pengiriman sarana hasil proyek di lingkungan
kementerian pendidikan dan kebudayaan dan agar terciptanya kordinasi yang lebih
baik, mentri pendidikan dan kebudayaan dengan surat keputusan nomor 011/P/1985
tanggal 9 Januari 1985 telah membentuk tim pengendali pengiriman sarana tingkat
pusat yang bertugas mengoordinasikan pengiriman sarana, memonitor
pelaksanaannya, mengatasi keterlambatan, kemacetan, dan hambatan lainnya;
menyiapkan tanggapan tentang pengiriman sarana; dan menyiapkan saran-saran
kepada pimpinan kementrian tentang penyempurnaan pengiriman sarana. Dalam
mekanisme kerja tim tersebut ditetapkan bahwa sarana yang dikirimkan apakah
secara langsung atau melalui aparat dikantor wilayah/dinas pendidikan provinsi,
kandepdikbud kabupaten./kota atau dinas pendidikan kabupaten/kota, kandepdikbud
cam/seksi pendidikan dasar/UPTD yang harus segera sampai ke sekolah sebagai
pemakai, dan sarana yang diterima sekolah harus segera dinventarisasi dan
dikelola oleh sekolah yang bersangkutan. Kanwil/dinas pendidikan provinsi,
kandepdikbud kabupaten/kota atau dinas pendidikan kabupaten/kota, kandepdikbud
cam/seksi pendidikan dasar/UPTD, dan sekolah pemakai yang sudah menerima
kiriman sarana wajib mengirimkan laporan tentang penerimaan sarana tersebut
kepada instansi diatasnya, instansi pengirim dan atau proyek yang bersangkutan.
Ekspeditur pelaksanaan pengiriman sarana wajib memberikan laporan kepada proyek
yang bersangkutan mengenai segala sesuatu yang menyangkut pengiriman sarana
berikut masalah yang dihadapi. Pihak proyek yang bertanggung jawab terhadap
pengiriman sarana wajib menyampaikan kepada tim pengendali.
Data yang disampaikan proyek kepada tim pengendali adalah meliputi: data
jenis sarana yang dikirim, jumlahnya, biaya pengiriman, alokasinya, waktu
pengiriman, dan nama dan alamat lengkap ekspeditur pelaksana pengiriman sarana.
Proyek juga harus melaporkan perkembangan pelaksanaan pengiriman sarana berikut
dengan alternative pemecahan yang ditempuh dalam menaggulangi masalah dan
hambatan yang timbul. Laporan proyek tersebut dan perkembangan pelaksanaan
pengiriman sarana yang sedang berjalan dilaporkan secara periodic (sekali dalam
satu bulan) kepada tim pengendali yang dalam hal ini adalah ketua hariannya
yaitu kepala biro perlengkapan secretariat jendral kementrian pendidikan dan kebudayaan.
Sementara anggota tim pengendali adalah semua pemimpin proyek.
Berdasarkan keputusan
menteri pendidikan dan kebudayaan nomor 0173/0/1983 tanggal 14 Maret 1983 di
tingkat provinsi di bentuk bagian perlengkapan, ditingkat kabupaten/kota
dibentuk sub bagian yang salah satu fungsinya adalah melaksanakan penyaluran
sarana dan prasarana pendidikan di daerah. Dengan demikian penanganan
penyaluran sarana dan prasarana di daerah seluruhnya ditangani oleh aparat yang
relevan. Untuk menunjang kegiatan tersebut, proyek buku terpadu (PBT) atas
bantuan Bank dunia telah membangun gedung buku di sebagian besar ibukota
kabupaten/kota diseluruh Indonesia. Pembangunan gudang dan depot tersebut
diharapkan dapat digunakan dalam rangka memperlancar proses pengiriman sarana
dan prasarana pendidikan khususnya buku di daerah-daerah.[7]
Dalam prosesnya ada 3 hal yang harus di perhatikan
yaitu:
1.
Ketepatan
barang yang di sampaikan, baik jumlah maupun jenisnya;
2.
Ketepatan
sasaran penyampaiannya;
Sistem apapun yang digunakan oleh pengelola
perlengkapan pendidikan di sekololah dasar tidak perlu dipersoalkan, asalkan
memenuhi asas-asas dalam pendistribusian yang efektif. Ada beberapa asas
pendistribusian ini yang perlu diperhatikan, yaitu (1) asas ketepatan; (2) asas
kecepatan; (3) asas keamanan; (4) asas ekonomis.[9]
BAB III
PENUTUP
A. Kesimpulan
Penyaluran
merupakan kegiatan yang menyangkut pemindahan sarana, prasarana dan tanggung
jawab pengelolaannya dari instansi yang satu kepada instansi yang lain
Dua
pihak yang terlibat, yaitu: pertama, pihak sumber yakni dari mana sarana dan
prasarana berasal dan disalurkan. Kedua, pihak penerima yaitu kepada siapa
pengiriman sarana dan prasaran dtujukan. Di samping kedua pihak tersebut
kadang-kadang masih ada pihak ketiga yaitu yang berperan sebagai penyalur atau
ekspeditur yang juga berperan sebagai pihak pertama yaitu pihak sumber atau
dapat pula berperan sebagai pihak penerima,dan ada kalanya atas namanya
sendiri.
Sedangkan sistem penyaluran / pendistribusian yaitu :
1. Secara langsung
2. Secara tidak langsung
Adapun asas-asas
penyaluran meliputi :
1. Ketepatan
2. Kecepatan
3. Keamanan
4. Ekonomi
B. Saran
Demikian makalah ini,
penulis menyadari bahwa kesempurnaan hanya milik Allah semata, untuk itu kritik
dan saran yang membangun demi perbaikan makalah kedepannya sangat penulis
harapkan.
 |
DAFTAR RUJUKAN
Bafadal,
Ibrahim. Manajemen Perlengkapan Sekolah.
Cet. V; Jakarta: PT. Bumi Aksara, 2016.
Esmiati,
Lili. “Administrasi Penerimaan dan Pendistribusian Sarana dan Prasarana
Kantor,” dalam http://lesmi22.blogspot.com/2016/12/adminitrasi-penerimaan-dan.html. 25 November,
2019.
Jufri, Moh.
“Pengelolaan Sarana dan Prasarana Pendidikan”, dalam https://wwwmj67.blogspot.com/search?q=pengelolaan+sarana+dan+prasarana+pendidikan. 25 November
2019.
Matin
dan Nurhattati Fuad. Manajemen Sarana dan
Prasarana: Konsep dan Aplikasinya. Depok: Rajawali Pers, 2018.
|
[1]Matin dan Nurhattati Fuad, Manajemen Sarana dan Prasarana: Konsep dan
Aplikasinya (Depok: Rajawali Pers, 2018), h. 47- 48.
[2]Moh. Jufri, “Pengelolaan Sarana
dan Prasarana Pendidikan”, dalam https://wwwmj67.blogspot.com/search?q=pengelolaan+sarana+dan+prasarana+pendidikan, 25 November 2019.
[3]Jejen Musfah, Manajemen Pendidikan: Teori, Kebijakan, dan
Praktik (Cet. I; Jakarta: Prenadamedia Group, 2015), h. 229.
[4]Matin dan Nurhattati Fuad, Manajemen Sarana dan Prasarana: Konsep dan
Aplikasinya, h. 47- 48.
[5]Ibrahim Bafadal, Manajemen Perlengkapan Sekolah (Cet. V;
Jakarta: PT. Bumi Aksara, 2016), h. 38-40.
[6]Matin dan Nurhattati Fuad, Manajemen Sarana dan Prasarana: Konsep dan
Aplikasinya, h. 49-51.
[7]Matin dan Nurhattati Fuad, Manajemen Sarana dan Prasarana: Konsep dan
Aplikasinya, h. 52-53.
[8]Lili esmiati, “Administrasi
Penerimaan dan Pendistribusian Sarana dan Prasarana Kantor,” dalam http://lesmi22.blogspot.com/2016/12/adminitrasi-penerimaan-dan.html, 25 November, 2019.
[9]Ibrahim Bafadal, Manajemen Perlengkapan Sekolah, h. 40.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar